在庫管理表の見やすくて簡単な作り方や業務効率化の活用方法を紹介

在庫管理表とはその名の通り、在庫を管理するために必要な項目を網羅し、データの記録および在庫数を計算するために用いるリスト表のことを指します。

自社独自の在庫管理表を運用しているものの、見づらく効率的な管理ができていないケースも少なくありません。

そこで本記事では、見やすい在庫管理表を作るための方法やポイント、業務効率化に役立てる活用例なども紹介します。

在庫管理表を作る目的

在庫管理表と一口にいってもその種類はさまざまで、棚卸表や入出庫管理表なども含まれます。

在庫管理表を作成する目的は、企業や店舗が取り扱う商品や資材などの在庫を、効率的かつ正確に管理することです。

倉庫にある在庫数が少なければ在庫管理表がなくても覚えておくことができますが、商品の種類や在庫量が増えていくと数量を把握できなくなったり、忘れたりすることもあるでしょう。

また、適切な在庫管理ができていないと、過剰在庫に陥ったり在庫数が減り販売機会の損失を生むことも考えられます。

そのため、適切な在庫量をつねに維持し安定的な商品の供給を続けていくためにも在庫管理表を作ることは重要です。

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在庫管理表を作るメリット

在庫管理表を作成することで、企業や店舗にとってはどのようなメリットが得られるのでしょうか。

3つのポイントに分けて解説しましょう。

在庫状況を正確に把握できる

在庫管理表を作成することで、在庫不足や過剰在庫などに陥っていても早期に問題を発見し、適切な在庫量へと調整することができます。

また、売上データなども比較することで自社にとって最適な在庫量を把握し、それに基づいた生産計画を策定することも可能です。

注文管理の適正化

人気商品や売れ筋の商品は需要が供給量を上回り、品薄になることもあります。

このような場合、つねに正確な在庫量を把握しておかないと、注文を受けたにもかかわらず販売できる在庫がなく、クレームに発展することもあるでしょう。

在庫管理表を作成し適切に運用できていれば、発注や納品のスケジュールを調整し、顧客からの注文に迅速かつ正確に対応することもできます。

経営の効率化を図れる

販売機会を逃さないようにするためには、在庫の量が多いほど良いと考えがちです。

しかし、保管費用や廃棄処分費用などさまざまなコストもかかり、経営を圧迫することもあります。

在庫管理表を作成しておけば、在庫に関連する経費がどの程度かかるのか把握でき、無駄な経費を削減し経営効率を高めることも可能です。

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在庫管理表を作るときはエクセルorスプレッドシート？

在庫管理表に記載する項目や内容は企業によってさまざまで、決められたルールはありません。

そのため、Excelやスプレッドシートなどの表計算ソフトで独自のフォーマットを作成し在庫管理表を運用している企業も多くあります。

Excelとスプレッドシートは基本的な機能が共通しているため、どちらを使用しても在庫管理表は簡単に作成できます。

ただし、ExcelがインストールされていないPCの場合はソフトウェアを購入したり、サブスクリプションサービスへ登録しなければなりません。

一方、スプレッドシートの場合はGoogleアカウントを作成するだけで無料で利用できるほか、ひとつのシートを同時に複数人で編集することもできるため、使い勝手は良いといえるでしょう。

一から在庫管理表を作成するのが難しかったり、面倒に感じる場合には、無料で活用できるテンプレートを参考にしてみるのもおすすめです。

たとえば、マイクロソフトでは棚卸管理表のテンプレートを公開しており、Excelのフォーマットを無料でダウンロードできます。

また、PCではなくスマートフォンやタブレット端末で在庫管理を行うために、手軽に活用できる専用アプリも公開されています。代表的なものには「Telesto（テレスト）」や「zaico（ザイコ）」、「monoca 2（モノカ ツー）」などがあるため、こちらも参考にしてみてはいかがでしょうか。

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見やすく簡単な在庫管理表を作るためのコツ

在庫管理表を作成するためには、自社の業務内容や業務フローを前提に、見やすく管理しやすい項目や書き方、運用方法を考えなければなりません。

最低限記載すべき項目や、作成のコツを紹介しましょう。

在庫管理表に記載する項目

在庫管理表に組み込むべき項目としては、以下の内容が挙げられます。

• 品番・型番
• 品名・商品名
• 金額
• 棚番（保管場所）
• 入荷日・出荷日
• 数量

特に重要なのは数量で、入荷や出荷の数を日別で管理できるように作成しましょう。

たとえば、1日〜31日の日別に入荷数および出荷数の欄を作成し、そこに当日の実績を入力していくと、月初の在庫数と月末時点での在庫数を自動的に計算できるようになります。

また、単に品番や品名、在庫数を記録しておくだけでなく、目的の商品をすぐに探せるように棚番などの保管場所を記載することも大切なポイントです。

見やすい在庫管理表を作るコツ

上記の項目を漏れなく記入したとしても、見やすい在庫管理表を作るためにはコツやポイントを押さえておかなくてはなりません。

特に重要なのは、できる限り1枚のシートにまとめることです。

たとえば、シートが2枚、3枚に分かれていると画面を遷移したり、書類をめくって確認しなければならず手間がかかります。

もう一点重要なポイントとしては、入出庫数や在庫数の計算を自動化することです。

Excelやスプレッドシートの場合、関数や数式、マクロなどを活用することで計算の自動化ができます。

当日の数量を入力するだけで在庫数に反映されるため、人為的なミスによって在庫管理が狂う心配もなくなるでしょう。

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効果的な在庫管理表の活用方法

在庫管理表を作成するのは、業務の効率化や生産性向上を図るという大きな目的があります。では、具体的にどのような活用方法があるのでしょうか。3つの例をもとに紹介します。

適正在庫数の把握

在庫管理表を作成することで、日別・月別の在庫の動きがデータ化され正確に把握できるようになります。

現場の感覚では「Aという商品の売れ行きが良い」と感じていても、実際にはそれ以上に売れ筋の商品があったり、反対に思ったほど売れ行きが伸びていなかったりすることもあります。

在庫管理表があれば、商品の売れ行きに合わせて適正在庫数を把握でき、不良在庫や在庫切れなどを未然に防げるでしょう。

入荷・出荷管理

入荷および出荷管理の適正化にも在庫管理表は役立ちます。

ある商品が売れるまで平均どの程度の日数を要するのかを把握できれば、適切な入荷の間隔やタイミングを割り出せ、つねに適正な在庫数を維持できるようになります。

ロケーション管理

在庫管理表は物流業務の効率化や生産性向上にも役立てられます。

たとえば、売れ筋商品ほど入出庫の頻度が高いため、倉庫のなかでも取り出しやすい場所に保管しておくのが合理的です。

在庫管理表を分析することで、商品ごとの保管場所やロケーション管理を適正化でき、物流作業の効率化はもちろん保管コストの削減にも役立つでしょう。

アパレル・ファッション・ジュエリーの在庫管理表はどのように活用できる？

あらゆる商品・商材を扱う企業や店舗にとって、在庫管理表は不可欠です。

なかでも、アパレルやファッション、ジュエリーなどの場合、同じ品目でもさまざまなカラーバリエーションやサイズが存在し、それぞれの種類に応じて在庫を管理しなければなりません。

比較的小規模な企業・店舗であっても取り扱い品目は多く、手作業で管理するには限界があります。

在庫管理表を作成することによって、手作業での計算間違いや入力漏れなどを防止でき、正確な在庫管理に役立てられるでしょう。

また、アパレルやファッション製品の物流業務においては、タグの付け替え作業や簡単な補修作業などの流通加工もあります。

入荷から出荷までの物流プロセスにこれらが組み込まれるとさらに煩雑化しますが、在庫管理表があれば一元的に在庫状況を管理できるようになるでしょう。

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在庫管理表の改善と最適化

在庫管理表は作成して終わりではなく、いかに日頃の運用に活かしていけるかが重要なポイントとなります。

具体的にどのような業務改善や業務の最適化が図れるのか、3つのポイントをもとに紹介しましょう。

データ分析と改善ポイントの把握

商品ごとの在庫数や出荷までの期間などの傾向を分析することで、より売上や生産性を高めるための改善ポイントが把握できるようになります。

たとえば、ある商品の滞留が長期にわたり在庫の変動が少ない場合には、その商品の売上を拡大するための販促活動やキャンペーンを行うことで、全体的な売上や利益の底上げが図れるでしょう。

売上の予測精度向上と適正在庫の維持

営業スタッフや現場の担当者の経験や勘に頼って仕入れ計画を策定するのではなく、在庫管理表のデータを分析することで売上の予測精度向上が期待できます。

正確な売上予測ができれば、いつまでにどの商品をどの程度仕入れるべきか把握でき、過剰在庫や在庫不足を防ぐことができるでしょう。

シーズン変動やイベントを考慮した在庫の最適化

商品の売上はつねに一定ではなく、さまざまな要因によって変動することがあります。

たとえば、食品やアパレル製品などは季節によって売れ筋商品が大きく変わるほか、近隣の施設やエリアでイベントがあった場合も集客が変化し、通常時の何倍もの売上が期待できるでしょう。

適正在庫を維持するためにはシーズン変動やイベントなども加味しながら検討する必要があり、在庫管理表はそのためのデータベースとしても役立つのです。

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在庫管理表を活用した業務効率化

在庫管理表はさまざまな業務効率化にも役立てられます。

運用や活用の方法は企業によっても異なりますが、なかでも代表的なのが以下の3つです。

保管コストの削減

在庫管理表を活用し適正在庫が維持できれば、在庫の保管場所にムダが生じる心配もなく、保管コストの削減につながります。

たとえば、シーズンが過ぎた商品は遠方の倉庫に移動させ、代わりにこれから売れ筋となりそうな商品を都心部の倉庫に移動させることで、効率的な配送と保管コストの削減に役立てられるでしょう。

業務フローの見直し

在庫管理表を記録しておくと、商品ごとの在庫量がどのように変動しているのか、大まかな傾向を読み取ることもできます。

たとえば、毎日在庫数をチェックして発注するのではなく、在庫が減少し始める「毎月○日頃」や「毎週○曜日」などのタイミングで発注をするといった業務フローにも見直しができるでしょう。

ツールとの連携

在庫管理表と売上データの情報は密接な関連があることから、POSシステムなどと連携することでさらなる効率化が図れるでしょう。

また、それ以外にもマーケティングツールと組み合わせることでさらに詳細な売上予測が可能になったり、ハンディターミナルと連携することで棚卸データを在庫管理表へ自動的に反映できたりするメリットもあります。

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OTSはアパレル・ファッション・ジュエリーに特化した物流アウトソーシング専門会社

アパレルやファッション、ジュエリーといった商品は在庫の種類や数が多く、管理が複雑化しがちです。

手作業で入力したり計算したりといった方法もありますが、人為的なミスの発生は免れず在庫にズレが生じる可能性は高いでしょう。

そこで、これらの商品を扱う事業者は、アパレル業界に特化した物流アウトソーシングを提供しているOTSへご相談ください。

OTSは在庫管理を含めたアパレル物流を一手に引き受けている専門会社であり、これまで多くの企業・店舗へサポート実績があります。

それぞれの事業者に適した在庫管理の方法もアドバイスでき、自社が抱える物流の課題解決を支援します。

まとめ

在庫管理表は作成して終わりではなく、管理がしやすいよう見やすく工夫することや、業務効率化などに役立てることが大切です。

特にアパレルやファッション、ジュエリーといった商品を扱う際には在庫の種類が多く管理が煩雑化しがちです。

在庫管理表の作り方や効果的な運用方法が分からない場合には、物流アウトソーシングの専門会社へご相談ください。

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「物流からファッション企業を元気にしたいんです・・・」 それって、おせっかいだなと感じます。 でも、そのおせっかいをまじめに、本気で取り組んでいます。 ファッション企業だけに、創業から30年以上多くの企業の物流をサポートしてきました。そこで関わる中で、「もっとこんなことができればと思うんです」 皆様のお役に立つ情報を物流視点から発信いたします。

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