【備品管理も重要な総務業務の1つ】

公開日： 2017/01/24 : 最終更新日：2023/05/17 スタッフ紹介, お知らせ

みなさん初めまして

株式会社オーティーエス管理部で総務を担当している岡野と申します。

今回からこの『オーティーエススタッフブログ』に参加させていただきますのでよろしくお願いします。

オーティーエスの管理部や総務業務について、このブログを通してお伝えしていく予定ですので読みづらい部分もあるかと思いますが、暖かな目で見てもらえたらうれしいです。

では記念すべき初ブログの内容ですが・・・

みなさんは備品管理と聞いてどんな業務だと思いますか？

えっそんなことをブログでと言わないでください。

自分は備品管理ってとても面白い業務だと思っているんです。

「在庫が無くなった、もしくは無くなりそうな文房具やコピー用紙などを注文する」

多くの人が備品管理と聞いて思う業務はこうだと思います。

間違いではないですし、自分も総務担当として最初の頃はそう思っていました。

でも総務として仕事をしていく中で

「適切なタイミングで補充されていて、常に適量が維持されている状態」になっているのが備品管理の理想形じゃないかって感じるようになったんです。

（どうしてこういったことを感じるようになったのかは書いたら長くなりそうなので別の機会に書きたいと思います。）

この状態に持っていくのは意外と簡単ではないです。

まず「適量」がどのぐらいなのか見極めないといけないですし、「適切なタイミング」というのも減るスピードを逆算したうえでの発注が必要です。

備品によって減るスピードが違ってくるのはもちろんですが、同じ備品でも時期や社内行事によっても変わります。

今はCMでもおなじみの「たのめ～る」といった発注をしたらすぐに届く仕組みがあるので発注から納期までの時間は逆算しやすいですが、その分油断するとすぐに在庫がない状態になってしまいます。

実際、備品管理を担当し始めた頃に、

「在庫は多いほうが良いんじゃないか」

「発注したらすぐに届くからまだ大丈夫」

と思っていたら在庫を置くスペースが無くなってしまったり、メーカー側でも在庫が切れていて届くまでに時間がかかり必要なときに使えなかったといった状況を招いてしまったことがありました。

このようなことを考えながら備品管理をしていて、減るタイミングと納期のタイミングが一致したときには自分の中でちょっとした達成感を感じています。

どうですか？

こう考えると備品管理もとても奥が深くて面白い業務だと思いませんか？

業務自体は単純なものだとしても理想形を考えてそこに向かっていくことで、面白さが生まれてくるのではないかと思います。

今後もこのような形で総務業務について書いていこうと思いますのでよろしくお願いします。

最後まで読んでいただいてありがとうございました。

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