【グループウェアでの情報過多対策！！】

公開日： 2017/04/19 : 最終更新日：2023/05/17 まとめ, 情報の取扱いについて

おはようございます。

管理部坂巻です。

今年は桜の満開のころには、花粉飛散が落ち着き、久しぶりに、花見の際はマスクを外して外出できました！

やっぱりマスクのいらない日常は開放感が違いますね。

【グループウェアでの情報過多対策！！】

さて、今回はオーティーエスで使用しているグループウェアでの最近感じ、私自身が社内に問題提起した業務上の問題と自分なりの改善策をお話したいと思います。

オーティーエスでは組織内の情報共有やコミュニケーションのツールとしてグループウェアのソフトで「サイボウズOffice」を導入しています。

その「サイボウズOffice」の機能として『メッセージ』機能というチームのメンバーや、ユーザーに個別にメッセージを送れるアプリケーションがありますが、その機能で最近、困ったことが起きています。

オーティーエスでは『メッセージ』は主に情報共有のために使用されています。

私の業務は経理で、情報共有という名目で週に120件近い『メッセージ』でのコメントが送られてきます。

業務上、必要な情報が多いに越したことはないと思いますが、コメント内容を精査すると、経理には直接関係のないデータ・進捗情報の共有も多く

経理では業務上の必要なコメントを取捨選択しなければならず、、、

結果として、

業務効率が悪くなり、

必要な情報が埋没しミスが発生してしまうなど情報共有のメリット以上に、デメリットを感じるときがあります。

この原因は、グループウェアでの情報共有を発信する際に共有すべき内容を適切な区分で設けていないからです。

業務上必要とする決定事項（商品で例えるなら完成品）と進捗情報（仕掛品）が混在しているからです。

自分なりの改善策は、

送る『メッセージ』を以下のように

【決定】と【業務進捗】の2つの『メッセージ』を作成し運用すれば改善できると考えます。

○【決定】の『メッセージ』

共有内容：業務上決定した事項（完成品）

運用：『メッセージ』の本文に部署ごとに業務上必要とする決定事項(完成品)を明記し、コメントは明記された事項のみをコメントする。

利点：データ・進捗情報の共有が無くなり業務効率が上がり、必要な情報が埋没する可能性がなくなる。

○【業務進捗】の『メッセージ』

共有内容：業務上で決定する前の進捗情報（仕掛品）

運用：『メッセージ』の本文に決定前の作業進捗(仕掛品)と明記し、データ共有及び業務進捗管理を行う。完了後に決定の『メッセージ』にコメントを入れる。

利点：決定事項となる前の進捗が管理できる。また、業務の進捗のみ『メッセージ』なので、業務進行のノウハウ共有としても役立つ。

最後に

グループウェアでの情報共有『メッセージ』は安易で便利なツールだが、適切な区分で運用を行わなければ情報を活かせずに業務の効率を悪くする可能性がある。

また、一方的にメッセージ送るので受け取る相手との齟齬が生じる場合がある。

文章で伝えるのが難しい内容の場合は、あえてグループウェアを使用せず会議をし、相手の顔を見て、微妙なニュアンスを読み取り、体全体からでる雰囲気を感じて話をすることも大事なことである。

この記事を書いた人
最新の記事

OTS マーケティング部

OTSにある7つの委員会のうちの一つ【広報委員会】私たちは毎月発行の社外報『オープントークス』をはじめ、社内報や企業HP等オーティーエスを内外にアピールする活動を行っております。オープントークスは、OTS内の6部門が毎月持ち回りで作成しており、皆様に楽しんでもらえる紙面を作るため日夜ネタ探しに奔走しております。こちらのブログでは、オープントークス作成の秘話や編集後記をメインに、より社外報を楽しんでいただくための情報を発信していきます！