オーティーエス社内SEのブログ　餅は餅屋と言うけれど

公開日： 2015/03/11 : 最終更新日：2023/05/16 システムシステム, 社内SE, オーティーエス, 中村, OTS, Excel, 社内システム, word, 文書作成

おはようございます。

オーティーエスシステム企画室の中村です。

この季節、花はみずみずしくなります

先週あたりから花がむずむずしていませんか？あ、鼻の間違いです。

僕は今まさに鼻水がたらーっと垂れています。

暖かくなるのはうれしいですがこの季節は辛いものです。

職場に空気清浄機でも導入したいものです。

空気清浄器と言えば、自室には加湿器はあるのですが、その水は水道水でないとNGってご存知でしたか？

つまりミネラルウォーターは使用禁止なのです。

美味しい水なんだから空気も美味しくなるはず！と一瞬思いますが、

なんでも雑菌が繁殖しやすいらしく、殺菌されていない水の使用は危険らしいんですよ。

なるほど、そんな注意事項が説明書に書かれていたんですね。決められた用途はしっかり守らなければいけません。

昨日初めて知りました。みなさんも注意してください。

そもそもミネラルウォーターを使おうとするリッチマンはいるのでしょうか・・・？

Excelって便利ですよね

突然何を当たり前な事を言っているんだと思われる方も多いと思いますが、実際そう思いませんか？

入力した内容をちょっとの操作でデータを一気に増やしてくれたり我々がぐっと見やすくしてくれたり、豪華に飾り付けてくれます。

いやぁ感動です。

やはりやり取りする資料も必然的にExcelが多くなってしまいますよね？

皆さんがお持ちになっているファイルの割合はいかがですか？もしかしたら半分くらいをExcelが占めているかもしれませんね。

そんな便利なExcelですが、このExcelで文書を作った事はありませんか？

文書と言うのは指示やルールをまとめたマニュアルだったり構成図だったりします。

え？あります？そうですか、何を隠そう僕もあります。仲間ですね。

恐らくですがこのExcelで文書を作っている仲間はこの日本には相当数いるものと思われます。

Excelの目的は・・

わざわざこんな事を書くのは、Excelは表計算ソフトであって文書作成を目的としたソフトではないからです。

文書作成を目的としたソフトはWordがあります。他にも一太郎などもそうです。

つまり缶を開ける事が目的の缶切りよりも、食材を切る事が目的の包丁が便利なため包丁で缶詰を開けている状態です。

少々強引でしたね。でもそんな感じです。

餅は餅屋と言いますが、文書を作るのは文書作成用のWordを使うべき、という意見もあります。

たしかにExcelで文章を作って印刷すると、文の最後の文字が切れていたり挿入した図がキチンと表示されていなかったり、

なかなかイライラする事も沢山あります。

そしてExcelは自由度が非常に高いため好き勝手に作る事が出来るので、フォーマットがバラバラなファイルが沢山生まれてしまいがちです。

沢山のファイルを管理する時に文字サイズや体裁がバラバラだと統合する際に大きな困難が待っているものと思います。

文書はWord、表はExcelがベストなのか

ではソフトの目的ごとにしっかりと使い分けする事がベストかと言うと、個人的には違うのではないかと思います。

しっかりとルールを決める事で素早く見やすいファイルが生まれていくのではないかと感じています。

例えば説明書は印刷して残すので必ずWordで作り仕様書や見積書はExcelで作る、といったものや

作成するExcelのテンプレートを決め、その枠内は自由に使用する、といったルール決めもできるかもしれません。

使用する図も統一する事で見やすくなりますね

もともと決められた用途を守る事ができれば確かに良い事と思いますが、

その用途を超えた性能を持っている(と感じる)Excelですから、

事前にしっかりとルールを決める事でより我々の仕事を助けてくれる事になると思います。

そんな説明書には書かれていない注意事項を作ってみてはいかがでしょう？

それでは

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