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業務フローを作る目的や可視化されることでのメリットを解説

公開日: : 最終更新日:2023/05/17 経営者視点, 人材育成

おはようございます!

 

今朝の冷え込みは一段と厳しくて、本当に真冬のような寒さですね(>_<)

マフラーはもちろん手袋もないと手がかじかんで動かなくなりそうです!

 

それでは今週も元気に楽しくいきましょう!(^^)!

 

 

【業務フローを作る目的】

 

OTSで今期取り組んでいくカイゼンにおいて、使っていくツールとして『業務フロー』があります。

ちなみに業務フローとは何か?

 

知っている人も多いと思いますが、改めて確認していきましょう。

 

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

業務フローとは業務を図解することです。

「ひとりで業務プロセスの内容を考察するとき」、

「何人かが業務プロセスの内容について議論するとき」、

「だれかに業務プロセスの内容を伝えるとき」

に、図を使うのが効果的です。

図は文章と比べて、不要な言葉(「が」や「の」という助詞など)が省略されております。

そのため、必要な情報だけが盛り込まれ、言葉の重複を回避することがされています。

その結果、非常にシンプルな情報に加工され、不要な言葉の理解に余計な手間をかけることなく、

本筋の理解を進めることができます。

 

 

(宿澤経営情報事務所HPより)

 

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

 

つまり業務フローとは、業務プロセスの可視化(見える化)をするために作成します。

 

業務プロセスが見える化されると何ができるか。

  • 業務を改善する
  • 業務マニュアルを作成する
  • 内部統制に必要な文書を作成する
  • 外注、アウトソーシングの作業範囲の確認を行う
  • 新人、異動した社員に業務習得の教材となる

こういったことにとても役に立つツールと言えます。

 

今期、OTSが掲げるテーマ『カイゼン』に対しても非常に役に立つツールであり、逆に業務フローがないと全体を俯瞰した見方ができずに部分的なカイゼンで終わってしまうことにもなります。

 

業務フローの書き方については、いろいろな参考になるサイトがありますが、下記のリンクのサイトは結構分かりやすくておススメです!

 

業務可視化Note(トップ

 

業務フローの書き方

 

良いフローと悪いフローの3つの違いとは?

 

【特集】物流改革

 

業務フローの書き方はいろいろあるようですが、基本的にはその業務を知らない人が見て分かりやすいかどうかが、良い業務フローのポイントと言えます。

前期からOTSでは、改めてお客様毎の業務フローを作り直しています。

キャプチャ

担当者ごとに見やすさや完成度には差があると思いますが、これからより一層見やすい分かりやすいフローに向けて完成度を高めていきます。

 

パディさんを始めとした全従業員の英知を結集してアイデアを出し合える環境づくりに向けて、まずはこの業務フローをみんなが分かるレベルに高めていきたいと思います。

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OTSにある7つの委員会のうちの一つ【広報委員会】 私たちは毎月発行の社外報『オープントークス』をはじめ、社内報や企業HP等オーティーエスを内外にアピールする活動を行っております。 オープントークスは、OTS内の6部門が毎月持ち回りで作成しており、皆様に楽しんでもらえる紙面を作るため日夜ネタ探しに奔走しております。 こちらのブログでは、オープントークス作成の秘話や編集後記をメインに、より社外報を楽しんでいただくための情報を発信していきます!

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