オーティーエス社内SEのブログ　誰かが見ているデータファイル

公開日： 2015/02/04 : 最終更新日：2015/02/04 システムシステム, 社内SE, オーティーエス, 中村, OTS, エクセル, 社内システム, マナー, ワード

おはようございます。

オーティーエス、システム企画室の中村です。

自分のデスクから真正面に窓があるのですが、夕方になるともううっすらと月が浮かんでいるんです。

昨晩などは大きな満月の光を浴びる事ができて、なかなかきれいなんです。

寒いのはもう耐えられませんが、空気が澄んでいるとうれしい事もありますね。

文章を作る際に思い出すのは・・・

皆さん日々沢山のデータファイルを目にしているかと思います。

エクセル、ワード、pdf、メモ帳、画像などなど・・・考えるだけで気が遠くなりますよね。

お客様から送られて来るものもあればご自身で作成したものなど様々あるかと思われますが、

やはり文書系のデータファイルを作る事が多いでしょうか？

文章を作っていると、学校で習った作文の書き方などを知らず知らずのうちに意識しています。

読み手の事を意識して書きなさい、等と言われたものです。

皆さんは作っている際に何か注意されていることなどありますか？

体裁だったり宛名だったり、マナー等沢山ありますよね。

ちょっとしたお話をひとつ

そんなファイル作成時に注意ですが下記のたとえ話についてどう思われますか？

ある日取引先のお客様から2015年の出荷予定が書かれたエクセルを頂きました。

開いてみると4/1から12/31まで、びっしりとスケジュールが表示されました。

なるほど、2015年はこういった計画か、と考えているとお客様より電話があり、

「先ほど送ったデータの3月の出荷の予定を・・・」

と言っています。

ん？疑問に感じるかと思います。

お客様に「4月からのデータしかありませんよ・・・」と言いかけたところで、

4/1のデータは、50行目に記入されています。

つまり3月の情報は1～49行まで書かれており50行以降は4月以降の情報でした。

そしてお客様が50行目から表示されている状態でファイルを保存したため、開いたファイルも50行目から表示されていました。

おしまい

こんなお話です。いい話ですね。

些細な気づかいが差を生む？

上記の例は些細なことかもしれません。

ですが、ファイルを開いた際に始めから先頭行に来ていれば疑問に思う事もなく、いち早く確認ができました。

パソコンで作っているファイルも実際の書籍などと同じようにページや読んでいる位置があります。

エクセルであればブックが本、ページがシート、読み始めの段落がセルのようなイメージでしょうか？

これが中途半端な位置で止まっている場合、

たとえ話と同じように確認漏れが起こったり、「このシートから開くのは何か意味があるのだろうか？」と考えたりしてしまうかもしれません。

またいつも決まった場所から開かない事が当たり前になっていると、開いた箇所を注目してほしい時などに無視されてしまうかもしれません。

ではどのようにする事が望ましいのでしょうか？

一番ベタな方法は先頭ページ、先頭カーソルを当てた状態で保存することかと思います。

ここが先頭だよ、とわかれば読み手としては助かると思います。

エクセルやワードに限らず、大体のソフトではCtrlを押しながらHomeボタンを押すことで先頭に飛びます。

この状態で保存するだけです。

パソコンで作るデータも実際の本や手紙と同様に読む順番や注目させたいポイントを考慮することで確認漏れや勘違いなどが防げるかもしれません。

読み手の事を考えて保存するだけで、よりわかりやすいファイルに変身するかもしれません。

何かデータを作成される際には試してみてください。

それでは

この記事を書いた人
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中村太一

システム入替選手(3年目) ：株式会社オーティーエス

オーティーエスシステム企画室、と言う堅い名前の部門に所属している柔かい(?)考えを持つ男。ブログの内容もきっと柔かいはず。前職では客先常駐タイプのSEとして顧客の無茶な要求に応え、現在はアパレル物流会社の社内SEとしてこれまた無茶な要求に応える日々を送っています。新たな経験を身に付けるべく、チャレンジする姿勢を大事にしています。